Декомпозиция подсистемы организации на структурные элементы

Структурный анализ организации. Методология и этапы структурного анализа

Структура системы

Структура системы — это совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. С другой стороны, структура системы — частичное упорядочение элементов системы и отношений между ними по какому-либо признаку. Структура невозможна вне системы, равно как и система всегда структурирована.

Структуризация направлена на:

  • выявление реальных целей системы;
  • выяснение альтернативных путей достижения этих целей;
  • достижение взаимосвязей между элементами;
  • получение возможности моделирования системы.

Переход от системы к структуре может быть осуществлен только при условии, что найдены элементы и их устойчивые отношения. Причем, как правило, существует большое число критериев, по которым выбираются составляющие систему элементы. Таким образом, можно говорить о множественности структур системы. В организациях может быть выделено несколько типовых структур.

Рисунок «Разбиение организации на структурные подсистемы»
Разбиение организации на структурные подсистемы

Введем несколько определений:

  • Организационная структура — это структура, элементами которой являются подразделения организации разного уровня иерархии, а отношениями — отношения входимости и руководства-подчинения.
  • Производственная структура — часть организации, выполняющая задачи оперативного управления производством и обеспечивающая выпуск продукции и/или предоставление услуг.
  • Функциональная структура — структура, элементами которой являются функции, реализуемые подразделениями предприятия, а отношениями — связи, обеспечивающие передачу между элементами предметов труда.
  • Информационная структура — совокупность центров производства, сбора, анализа и распространения информационных потоков.
  • Структура выходов организации — совокупность материальной и нематериальной продукции, являющейся результатом деятельности организации и поставляемой ею во внешнюю (по отношению к ней) среду.
  • Структура входов организации — совокупность материальной и нематериальной продукции, используемой для осуществления деятельности организации.
  • Юридическая структура — совокупность бизнес-единиц с множеством организационных, административно-правовых отношений между ними, а также отношений собственности и контроля.
  • Финансово-экономическая (финансовая) структура — совокупность центров учета с финансовыми потоками между ними.
  • Штатная структура — состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы.
  • Социальная структура — разбиение персонала организации на группы по социальным показателям.
  • Территориальная структура — совокупность мест расположения элементов организационной структуры.

Структурный анализ

Структурный анализ является методологической разновидностью системного анализа. Он был разработан в 60-70-х годах XX века Дугласом Т. Россом в виде методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique)— технология структурного анализа и проектирования.
В основе структурного анализа лежит выявление структуры как относительно устойчивой совокупности отношений, признание методологического примата отношений над элементами в системе, частичное отвлечение от развития объектов.

Основным понятием структурного анализа служит структурный элемент (объект) — элемент, выполняющий одну из элементарных функций, связанных с моделируемым предметом, процессом или явлением.

Структурный анализ предполагает исследование системы с помощью ее графического модельного представления, которое начинается с общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.

Для такого подхода характерны:

  • разбиение на уровни абстракции с ограничением числа элементов на каждом из уровней (обычно от 3 до 9);
  • ограниченный контекст, включающий лишь существенные на каждом уровне детали;
  • использование строгих формальных правил записи;
  • последовательное приближение к конечному результату.

Цель структурного анализа заключается в преобразовании общих, расплывчатых знаний об исходной предметной области в точные модели, описывающие различные подсистемы моделируемой организации.

Декомпозиция (см. рисунок) является условным приемом, позволяющим представить систему в виде, удобном для восприятия, и оценить ее сложность. В результате декомпозиции подсистемы по определенным признакам выделяются отдельные структурные элементы и связи между ними. Декомпозиция служит средством, позволяющим избежать затруднений в понимании системы. Глубина декомпозиции определяется сложностью и размерностью системы, а также целями моделирования.

Рисунок «Декомпозиция подсистемы организации на структурные элементы»
Декомпозиция подсистемы организации на структурные элементы

Методология ARIS также использует декомпозицию и позволяет детализировать предмет моделирования с помощью альтернативных или дополняющих друг друга моделей.
Следует помнить, что ни одна отдельно взятая подсистема не может обеспечить моделирование бизнес-процессов полностью.
Поэтому для получения целостной картины деятельности организации необходимо взять за основу описание одной из выделенных структур и интегрировать его с остальными. Как показывает практика, основой для такой интеграции чаще всего служит функциональная или информационная подсистема.

Любая организация, как правило, имеет большое количество подсистем, поэтому число структурных элементов и связей между ними весьма велико.
Каждый структурный элемент (или объект) и связь обладают определенными свойствами, которые должны быть описаны (см. рисунок).
Одной из разновидностей свойств являются атрибуты. Атрибут — необходимое, существенное, неотъемлемое свойство объекта. Естественно, что разные структурные элементы имеют разные атрибуты.
Каждый объект или связь имеет также набор характеристик (см. рисунок), при помощи которых можно задать количественные и качественные характеристики моделируемых элементов. В частности, для каждой функции можно задать ее имя, уникальный код в проекте, автора, время и дату создания, детальное описание, пример реализации, временные и стоимостные затраты на выполнение данной функции и т. д. Все указанные характеристики объектов и связей формализованы и используются при проведении анализа или составлении отчета.

Рисунок «Характеристики структурных элементов и связей»
Характеристики структурных элементов и связей

Методология структурного анализа

Структурный анализ как совокупность методов моделирования сложных систем вследствие большой размерности решаемых задач должен опираться на мощные средства компьютерной поддержки, обеспечивающей автоматизацию труда системных аналитиков. Такими средствами являются CASE-системы (Computer Aided Software Engineering).
Архитектура большинства CASE-систем основана на парадигме «методология — модель — нотация — средства» (см. рисунок).
Методология структурного анализа представляет методы и средства для исследования структуры и деятельности организации. Она определяет основные принципы и приемы использования моделей.
Модель — это совокупность символов (математических, графических и т.п.), которая адекватно описывает некоторые свойства моделируемого объекта и отношения между ними.
Нотации — система условных обозначений, принятая в конкретной модели.
Средства — аппаратное и программное обеспечение, реализующее выбранную методологию, в том числе построение соответствующих моделей с принятой для них нотацией.

При моделировании систем вообще и, в частности, для целей структурного анализа используются различные модели, отображающие:

  • функции, которые система должна выполнять;
  • процессы, обеспечивающие выполнение указанных функций;
  • данные, необходимые при выполнении функций, и отношения между этими данными;
  • организационные структуры, обеспечивающие выполнение функций;
  • материальные и информационные потоки, возникающие в ходе выполнения функций.

Рисунок «Архитектура CASE-систем»
Архитектура CASE-систем

Среди многообразия средств, предусмотренных для проведения структурного анализа, наиболее часто и эффективно применяются:

  • DFD(Data Flow Diagrams)—диаграммы потоков данных в нотациях Гейна-Сарсона, Йордона-Де Марко и других, обеспечивающие требования анализа и функционального проектирования информационных систем;
  • STD (State Transition Diagrams) — диаграммы перехода состояний, основанные на расширениях Хартли и Уорда-Меллора для проектирования систем реального времени;
  • ERD (Entity-Relationship Diagrams) — диаграммы «сущность-связь» в нотациях Чена и Баркера;
  • Структурные карты Джексона и/или Константайна для проектирования межмодульных взаимодействий и внутренней структуры объектов;
  • FDD (Functional Decomposition Diagrams) — диаграммы функциональной декомпозиции;
  • SADT (Structured Analysis and Design Technique) — технология структурного анализа и проектирования;
  • Семейство IDEF (Integration Definition for Function Modeling).

Семейство IDEF:

  • IDEFO — методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT и позволяющая описать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций;
  • IDEF1 — методология анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия;
  • IDEF1X — методология информационного моделирования, основанная на концепции «сущность-связь», предложенной Ченом. Применяется для разработки реляционных баз данных и использует условный синтаксис, специально разработанный для удобного построения концептуальной схемы и обеспечивающий универсальное представление структуры данных в рамках предприятия, независимое от конечной реализации базы данных и аппаратной платформы;
  • IDEF3 — методология документирования технологических процессов, предприятия, позволяющая моделировать их сценарии посредством описания последовательности изменений свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса;
  • IDEF4 — методология объектно-ориентированного проектирования для поддержки проектов, связанных с объектно-ориентированными реализациями;
  • IDEF5 — методология, обеспечивающая наглядное представление данных, полученных в результате обработки онтологических запросов, в простой, графической форме.

При помощи этих методов могут быть построены логические модели исходной и реорганизованной систем управления организацией.

Понятия модели и моделирования

Создаваемая модель должна давать ответ на следующие вопросы:

  • Кто из сотрудников организации должен выполнять конкретные функции?
  • При каких условиях нужно выполнять функцию?
  • Что должен сделать сотрудник в рамках данной функции?
  • Каким образом следует ее выполнять?
  • Какие ресурсы при этом необходимы?
  • Каковы результаты выполнения функции?
  • Какие информационные средства нужны?
  • Каким образом все это согласовать?
  • Как все это можно осуществить наиболее эффективно?
  • Как можно изменить или построить бизнес-процесс?
  • Как снизить риск и повысить эффективность изменений?

Напомним, что модель представляет собой совокупность объектов и отношений между ними, которая адекватно описывает лишь некоторые свойства моделируемой системы.
Модель является лишь одним из многих возможных толкований системы. Это толкование должно устраивать пользователя в данной ситуации, в данный момент времени.

Для модели в общем случае характерны четыре свойства:

  • уменьшенный масштаб (размер) модели, точнее, ее сложность, степень которой всегда меньше, чем у оригинала. При построении модели сознательно вводятся упрощения;
  • сохранение ключевых соотношений между разными частями;
  • работоспособность, т.е. возможность в принципе работать, как оригинал-моделируемый объект (во всяком случае, похожим образом);
  • адекватность действительным свойствам оригинала (степень достоверности).

Важно также подчеркнуть, что любая модель отражает точку зрения той или иной группы проектировщиков.

Каждой модели присущи свои цели и задачи, и поэтому объект бизнеса, представляющий собой сложный комплексный организм, как правило, описывается некоторым набором моделей, в совокупности образующих общую модель данной бизнес-системы.

Использование множества моделей приводит к необходимости их классифицировать. Обоснованная классификация объектов представляет собой их условное группирование по заданным признакам в соответствии с определенной целью. При различных целях одни и те же объекты могут классифицироваться по-разному. Классификация не является самоцелью, она диктуется потребностями теории и практики.

Целесообразная классификация моделей обеспечивает удобство при выборе методов моделирования и получение желаемых результатов.

К важнейшим признакам, по которым проводится классификация моделей, относятся:

  1. закон функционирования и характерные особенности выражения свойств и отношений оригинала;
  2. основания для преобразования свойств и отношений модели в свойства и отношения оригинала.

По первому признаку модели делятся на логические, материальные и семантические, или вербальные.

Логические модели функционируют по законам логики в сознании человека или в компьютере, работающем под управлением написанной человеком программы. Материальные модели функционируют в соответствии с объективными законами природы.

Семантические, или вербальные, модели являются словесными описаниями объектов моделирования. Они применяются в ряде случаев, в частности на начальных этапах моделирования деятельности организации, при опросе – экспертами персонала с целью получения необходимой информации.
Основная проблема, возникающая при построении вербальных моделей бизнес-процессов организации, заключается в установлении эффективного взаимодействия между экспертами предметной области (сотрудниками организации) и специалистами в области моделирования.

Образные, или иконические, модели выражают свойства оригинала с помощью наглядных образов, имеющих прообразы среди объектов материального мира. Набор моделей ARIS включает несколько моделей, которые по своей сути являются образными, или иконическими. Это, например, модели «Производственный процесс», «Офисный процесс» и другие.

Знаковые (символические) модели выражают свойства моделируемой системы с помощью условных знаков или символов. Образно-знаковые модели совмещают в себе признаки образных и знаковых моделей. Подавляющее большинство моделей ARIS являются образно-знаковыми.

Функциональные, геометрические и функционально-геометрические модели отражают соответственно только функциональные, только пространственные и одновременно функциональные и пространственные свойства оригинала. В методологии ARIS эти модели не используются.
По второму признаку модели делятся на условные, аналогичные и математические. Условные модели выражают свойства и отношения оригинала на основании принятого условия или соглашения. У таких моделей сходство с оригиналом может совершенно отсутствовать. Практически все модели ARIS являются условными. Следует отметить, что образные и образно-знаковые модели относятся тоже к условным.

Аналогичные модели обладают сходством с оригиналом, достаточным для перехода к оригиналу на основании умозаключения по аналогии. Такие модели также не используются в ARIS.

Математические модели обеспечивают переход к оригиналу, фиксацию и исследование его свойств и отношений с помощью математических методов. Математические модели обладают важными достоинствами — четкостью, возможностью строгой дедукции, проверяемостью. Однако в целом ряде случаев при построении математических моделей, например для описания процесса производства стали, могут возникнуть практически непреодолимые трудности. Тем не менее математические модели иногда используются в ARIS, в частности, при расчетах в ходе функционально-стоимостного анализа. Можно провести квалификацию моделей в зависимости от их назначения. С точки зрения учета временного фактора выделяют статичные, имитационные и динамические модели.

Статичные модели описывают содержательную сторону системы, не изменяющуюся во времени. Они могут быть функционально-информационными, т.е. описывать структуру информации, на основе которой функционирует система, и структурными, т.е. описывать структуру системы.

При моделировании организаций проводится главным образом условное моделирование, т.е. предполагается замещение оригинала условной моделью, представляющей его только в рамках договоренности о смысле, приписанном этой модели. В связи с этим вопрос о нотациях, используемых в знаковых и образно-знаковых моделях, приобретает большое значение.

К нотации модели предъявляются следующие основные требования:

  • простота — простое при прочих равных условиях предпочтительнее сложного;
  • наглядность — хотя бы отдаленное сходство с оригиналом облегчает использование модели;
  • индивидуальность — достаточное отличие от других обозначений;
  • однозначность — недопустимость обозначения одним символом различных объектов;

Рисунок «Обозначение объектов в диаграмме структуры знаний ARIS»
Обозначение объектов в диаграмме структуры знаний ARIS

  • единообразие — применение аналогичных правил при моделировании одно родных объектов;
  • определенность — четкие правила использования модели;
  • учет устоявшихся традиций.

Нотация графической модели предполагает наличие:

  • строго определенного набора взаимоувязанных графических изображений — элементов графического языка;
  • различных типов связи между ними;
  • фрагментов текста (естественного языка);
  • встроенных объектов;
  • глоссария.

Графический язык обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели, организует естественный язык определенным и однозначным способом, что позволяет описывать весьма сложные модели.
Синтаксис графического языка содержит, как правило, разноцветные геометрические фигуры (прямоугольники, квадраты, параллелограммы, эллипсы, треугольники) и условные изображения разного рода.
Встроенные объекты — объекты других программных систем (Word, Excel, математические пакеты) — улучшают информационную насыщенность модели, делают ее более полной.
Глоссарий помогает пользователям разобраться с терминологией модели, облегчая тем самым ее понимание и использование.

Этапы структурного анализа

Проведение структурного анализа организации предполагает нескольких этапов:

  • построение иерархии целей оптимизации деятельности организации;
  • выбор методологии;
  • выбор моделей;
  • анализ деятельности организации;
  • разработка моделей в соответствии с иерархией целей;
  • оптимизация моделей;
  • реорганизация деятельности.

На первом этапе выявляются и описываются цели, которые планируется достичь в ходе структурного анализа деятельности организации. Их, как правило, бывает несколько. В связи с этим цели необходимо ранжировать, выстроить их иерархию.
Когда цели реорганизации деятельности известны, появляется возможность для выбора методов проведения структурного анализа. Жестких алгоритмов выбора их не существует. Методология структурного анализа предполагает использование одной или нескольких моделей.
Определив цели анализа и выбрав инструменты для его проведения, необходимо детально изучить, как функционирует организация. Целью изучения является сбор данных для построения моделей, отображающих деятельность организации.

Основными принципами проведения изучения деятельности организации являются:

  • целенаправленность;
  • комплексность;
  • планомерность;
  • организационно-методическая целостность.

Эти же принципы должны быть реализованы и в методике, включающей описания программы действий, изучаемых объектов, степени детализации изучения, методов сбора данных и правил их обработки. Такая методика обеспечивает стандартизацию изучения предметной области и формализованное представление данных.
Сбор информации производится в рамках всех основных структур организации.
Большая часть собираемой информации не является очевидной, сформулированной и однозначной. В связи с этим перед началом моделирования необходимо выявить основные структурообразующие элементы системы управления анализируемой организации и зафиксировать их. К таким элементам относятся:

  • организационная структура компании;
  • структура территории;
  • состав и структура основных бизнес-процессов компании;
  • классификация и структура основных рабочих документов;
  • классификация и структура информационных систем.

Организационная структура является наиболее очевидной составляющей любой компании. Однако и здесь могут быть проблемы. Так, проблема возникает при наличии прямой (дисциплинарной) подчиненности одного организационного элемента другому и одновременно дополнительной (функциональной) подчиненности. Наиболее ярким примером может служить бухгалтерия крупной компании, имеющей несколько направлений деятельности. Бухгалтеры, обслуживающие некоторое направление деятельности такой компании, входят в состав единой бухгалтерии и подчиняются (дисциплинарно) главному бухгалтеру (иногда финансовому директору). Однако функциональная подчиненность (в рамках основных функциональных обязанностей бухгалтеров, обслуживающих направление) подразумевает их подчинение руководителю функционального блока (направления).

Характерной проблемой является наличие неофициальных отношений подчинения.

Формально зафиксированное подчинение одних сотрудников другим на практике зачастую отсутствует. В результате появляется новая организационная структура, в целом соответствующая формальной, но в определенных частях отличающаяся от нее.
Третья серьезная проблема связана с отделением юридической структуры от управленческой. Эта особенность характерна в первую очередь для компаний-холдингов, имеющих в своем составе несколько юридических лиц. Управленческая структура (структура подчинения с точки зрения оперативного управления) почти всегда значительно отличается от юридической. Это объясняется тем, что существуют разные принципы и критерии формирования управленческой и юридической структур.

Юридическая структура формируется с точки зрения интересов стратегического управления, а также с точки зрения требований бизнеса, которым занимается организация.

Управленческая же структура выстраивается и оптимизируется с точки зрения более эффективного оперативного управления. В результате в одном подразделении (в рамках управленческой структуры) могут работать специалисты, состоящие в штате нескольких юридических лиц.

Структура территории может оказаться важной для распределенных организаций, где территориальное расположение отдельных подразделений (филиалов) в значительной мере влияет на особенности устройства системы управления, в частности, бизнес-процессами.

Несмотря на то, что во многих организациях нет четко сформулированных регламентных документов, описывающих правила ведения бизнеса и выполнения связанных с этим процедур, структуру основных и вспомогательных процессов верхнего уровня можно определить, и это должно быть сделано в самом начале работ по моделированию. Данная структура в той или иной степени идентична для всех компаний, занятых аналогичной деятельностью. В связи с этим можно использовать существующие обобщенные (референтные) модели процессов, создаваемые для различных отраслевых областей.
Выделение структур процессов обеспечит в дальнейшем более эффективное планирование и управление в ходе моделирования, а также облегчит получение структурированной информации о деятельности моделируемой организации.
Одной из важных задач повышения эффективности деятельности организации является оптимизация документооборота и создание системы управленческого учета. Для решения этой задачи необходимо иметь структурированную систему классификации всего информационного пространства организации, включающего как документы, так и отдельные экономические, финансовые, производственные и другие показатели.

Формирование данной структуры — один из наиболее приоритетных этапов моделирования.
Задачи, связанные с созданием и внедрением информационных технологий, требуют детального анализа существующих информационных систем — их структуры и участия в бизнес-процессах организации. В связи с этим, необходимо заранее, до детального моделирования процессов, сформировать структурированный перечень всех интересующих информационных систем, а также оценить их внутреннюю структуру (прежде всего — набор основных модулей и экранных форм).
Таким образом, для того, чтобы построить адекватную и востребованную модель организации необходимо уже на первоначальных этапах моделирования задуматься о выделении и фиксации всех основополагающих структур. Грамотное их формирование обеспечивает качественный «задел» на будущее. Это позволит продуманно и прогнозируемо разработать все новые детальные модели, имеющие определенное место в общей модели структуры организации и соответствующие целям анализа отдельных элементов и организации в целом.
От качества и количества информации, полученной при изучении организации, зависит, насколько адекватной будет построенная модель.

Разработка моделей деятельности организации включает несколько этапов:

  • выделение множества объектов, оказывающих существенное влияние на деятельность структурного элемента;
  • спецификацию входных и выходных потоков (информации, материалов, продуктов, услуг, финансов и т.д.);
  • выявление основных процессов, определяющих деятельность структурного элемента и обеспечивающих реализацию его целевых функций;
  • спецификацию потоков между основными процессами деятельности, уточнение связей между процессами и внешними объектами;
  • оценку объемов, интенсивности и других необходимых характеристик потоков;
  • разработку функциональной модели деятельности структурного элемента;
  • объединение моделей структурных элементов в единую модель деятельности организации.

Построенная модель должна быть оптимизирована по критериям, представляющим интерес для пользователя. После этого проводится анализ моделей, результаты которого используются для реорганизации деятельности.


Функционально-ориентированная (иерархическая) организация

Системный анализ деятельности организации. Виды организаций в ARIS

Системный анализ деятельности организации. Виды организаций в ARIS

Понятие организации

Международный стандарт ИСО 9000:2000 определяет организацию как группу работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.
Организация может быть корпоративной, государственной или частной. Можно дать и другое определение: организация — это систематизированное, сознательное объединение действий людей, преследующих достижение конкретных целей.
Понятие «организация» раскрывает приведенная на рисунке модель технических терминов ARIS (Architecture of Integrated Information Systems — архитектура интегрированных информационных систем).

Рисунок «Виды организаций, представленные с помощью модели технических терминов ARIS»
Виды организаций, представленные с помощью модели технических терминов ARIS

В дальнейшем при изложении материала будет использоваться термин «организация».
Каждая организация имеет несколько категорий заинтересованных сторон, имеющих свои нужды и ожидания.

С точки зрения управления главными заинтересованными сторонами являются:

  • заказчики и конечные пользователи;
  • сотрудники организации;
  • собственники и/или инвесторы;
  • поставщики и партнеры;
  • общество, интересы которого представляют органы местного управления, и население, оказывающее влияние на организацию.

Каждая заинтересованная сторона надеется на свою собственную выгоду от той добавленной стоимости, которая появляется в результате деятельности организации.

Любая организация — многофункциональна. К ее основным функциям относятся:

  • маркетинг и анализ рынка;
  • стратегическое планирование деятельности предприятия;
  • стратегическое и оперативное управление;
  • планирование и разработка бизнес-процессов;
  • проектирование и разработка продукции;
  • производство продукции;
  • поставка продукции;
  • закупки материалов и комплектующих;
  • техническое обслуживание и ремонт оборудования и прочие функции;
  • оформление финансовых документов;
  • подготовка кадров и управление персоналом.

Для выполнения этих функций организация должна быть соответствующим образом структурирована.

Функционально-ориентированная (иерархическая) организация

Функционально-ориентированные организации остаются неизменными и характеризуются вертикальной топологией структуры и иерархией отношений между подразделениями (см. рисунок).

Рисунок «Функционально-ориентированная (иерархическая) организация»
Функционально-ориентированная (иерархическая) организация

В организации, имеющей функционально-ориентированную структуру, одно функциональное подразделение (закупки, производство, финансы и бухгалтерия) несет ответственность за все продукты и территории. Преимущество узкой специализации служащих «компенсируется» непомерными накладными расходами на коммуникации и координацию функциональных подразделений.

Функционально-ориентированные организации обладают рядом недостатков, основными из которых являются:

  • невозможность быстрой реакции на изменения;
  • оторванность работающих от конечного результата;
  • главным потребителем результатов труда работника является вышестоящий начальник;
  • отсутствие ориентации на клиента;
  • чрезвычайно усложнены взаимодействие и обмен информацией между подразделениями организации.

Альтернативой строго функциональной структуре является процессно-ориентированная структура.

Процессно-ориентированная организация

Понятие «процесс» — ключевое в современной теории управления бизнесом.
Международный стандарт ИСО 9000:2000 определяет процесс как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы (см. рисунок). Процесс включает одну или более связанных между собой процедур или функций, которые совместно реализуют некую задачу бизнеса — обычно в рамках организационной структуры. Он может выполняться в пределах одной организационной единицы, охватывать несколько единиц или даже несколько различных организаций, например, в системе «покупатель-поставщик».
Процесс обычно связан с операционными отношениями, например, процесс разработки нового изделия или процесс продаж. Введем некоторые термины, взаимосвязь которых представлена на рисунке (ниже).
Различают основные и вспомогательные процессы.

  • Основные процессы — это те процессы, которые добавляют новое качество продукции.
  • Вспомогательные процессы формируют инфраструктуру организации.
  • Владелец процесса — лицо (или группа лиц), отвечающее за процесс и имеющее полномочия изменять его с целью усовершенствования.
  • Границы процесса — граница входа и граница выхода. Граница входа предшествует первой операции процесса, граница выхода следует за его последней операцией.
  • Интерфейс процесса — механизм (организационный, информационный, технический), посредством которого процесс взаимодействует с предшествующим и последующим процессами.

В соответствии с новым взглядом на организацию работа должна быть организована вокруг процессов. По словам Хаммера и Чампи, «не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успех». Целью организации должно быть совершенствование бизнес-процессов для преодоления их фрагментарности и для достижения существенных улучшений в ключевых показателях результативности — затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.
Несмотря на явные преимущества процессно-ориентированного устройства компании, — добиться создания такой структуры в чистом виде не представляется возможным.
Первым шагом проекта по оптимизации деятельности должно стать выделение основных продуктов компании и выстраивание процессов в соответствии с продуктовыми линиями. Это позволяет получить продуктовые «срезы» бизнес-процессов, протекающих в организации.

Однако всегда существует несколько функциональных подразделений, которые принимают участие в обслуживании всех продуктовых линий, например, бухгалтерия, транспортный цех и т.д. Перестроить данные направления, разбив их на продуктовые срезы компании, крайне сложно, так как это повлечет за собой массу дополнительных проблем и расходов.
Таким образом, задача формализации и оптимизации деятельности сводится к выделению бизнес-процессов в соответствии с продуктовыми линиями и функциональными подразделениями, и увязке их в сквозные процессы компании, нацеленные в первую очередь на создание продуктов и предоставление услуг клиентам.

Рисунок «Понятие «процесс», представленное с помощью модели технических терминов ARIS»
Понятие «процесс», представленное с помощью модели технических терминов ARIS

Понятие системы

Любая организация является сложной социально-технической системой. Термин «система», употребляемый в современной практике, имеет множество значений и смысловых нюансов. Это приводит к необходимости выделить те значения, которые имеют непосредственное отношение к системному анализу деятельности организации. Далее приведены три определения, которые представляются наиболее удачными.
Первое из них дано в Международном стандарте ИСО 9000:2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

Система — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов. Следует отметить, что в современном менеджменте качества уделяется большое внимание системному подходу к деятельности организации.

Российский энциклопедический словарь трактует понятие «система» следующим образом: система (от греческого Systema — целое, составленное из частей) — множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.
И, наконец, третье определение: система — совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов и частей, функционирование которых направлено на получение конкретного результата.
Как всякое фундаментальное понятие, термин «система» лучше всего конкретизируется при рассмотрении его основных свойств.

Для системы характерны следующие основные свойства:

  • целенаправленность — определяет поведение системы;
  • сложность — зависит от множества входящих в систему компонентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности внутренних и внешних связей и их динамичности;
  • делимость — система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам;
  • целостность — функционирование множества элементов системы подчинено единой цели. При этом система проявляет так называемые интегративные свойства, т.е. свойства, присущие системе в целом, но отсутствующие в отдельно взятых ее элементах;
  • многообразие элементов и различие их природы — это связано с их функциональной специфичностью и автономностью;
  • структурированность — определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределением элементов системы по уровням иерархии.

Исходной характеристикой системы является ее противопоставление окружению, или среде. Среда — это все то, что не входит в систему. Среда представляет собой совокупность всех систем, кроме исследуемой, выделенной, интересующей нас в настоящий момент части реального окружающего мира. Поэтому можно сказать, что система — это конечное множество объектов, каким-то образом выделенное из среды посредством границы системы.

Понятие «границы» в целом ряде случаев весьма условно, и при моделировании необходимо четко определить, где кончается система, а где начинается среда.

Между средой и бизнес-системой, которой является организация (см. рисунок), существует множество взаимных связей, с помощью которых реализуется процесс взаимодействия среды и системы.
По входной и выходной связям между системой и средой путем взаимной передачи происходит обмен материальными, финансовыми, энергетическими, информационными и иными элементами.
Элементы, передаваемые системой во внешнюю среду, будем называть конечными продуктами деятельности системы, а передаваемые из среды в систему — ресурсами.

Рисунок «Связи системы-организации с внешней средой»
Связи системы-организации с внешней средой

Цель системы — достижение и сохранение желаемого состояния или желаемого результата поведения системы.
Цель организации — стремление к максимальному результату, выражаемому в максимизации ценности капитала, при постоянном сохранении определенного уровня ликвидности и достижении целей производства и сбыта с учетом социальных задач. Вспомогательной стоимостной целью является стремление к оптимальной расчетной прибыли за период.
Задача системы — описание способа (технологии) достижения цели, содержащее указание на цель с желаемыми конкретными числовыми (в том числе временными) характеристиками.

Система целей — совокупность взаимоувязанных целей. В соответствии с определением понятия «система» для одного и того же объекта может быть рассмотрено несколько систем целей, т.е. использовано несколько оснований для их классификации, например:

  • стратегические и тактические цели;
  • долгосрочные (выполнение через несколько лет) и краткосрочные (выполнение через год и ранее) цели;
  • производственные, финансовые, социальные цели, цели повышения качества продукции и т.п.

Древовидная система целей (см. рисунок) включает как минимум глобальную цель — существование организации и две главные цели — цель функционирования (выпускать продукцию) и цель развития (развиваться).

Рисунок «Цели организации, представленные в виде диаграммы целей ARIS»
Цели организации, представленные в виде диаграммы целей ARIS

Таким образом, система представляет собой упорядоченное подмножество объектов, интенсивность взаимосвязей которых превышает интенсивность отношений с объектами, не входящими в данное подмножество, т.е. с внешней средой.
Объект (элемент, компонент) — часть системы, выделенная по какому-либо признаку, сформулированному заинтересованным лицом. При этом объекты системы и отношения между ними выделяются в зависимости от точки зрения заинтересованного лица или группы лиц, например, одно и то же предприятие может рассматриваться как производственная, организационно-экономическая или социальная система. Выбор точки зрения — категория системного анализа, характеризующаяся выделением определенных аспектов рассмотрения проблемы и применением особой терминологии, соответствующей этим аспектам.

Системный подход

Системный подход — это методология специального научного познания и социальной практики, а также объяснительный принцип, в основе которого лежит исследование объектов как систем.

Методологическая специфика системного подхода определяется тем, что он ориентирует исследование на:

  • раскрытие целостности объекта и обеспечивающих его механизмов;
  • выявление многообразных типов связей сложного объекта;
  • сведение этих связей в единую теоретическую картину.

Системный подход реализует представление сложного объекта в виде иерархической системы взаимосвязанных моделей, позволяющих фиксировать целостные свойства объекта, его структуру и динамику.
Методология ARIS основана на применении системного подхода в полной мере.
Системный анализ — совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам социального, технического и экономического характера. Он основывается на системном подходе, а также на ряде математических дисциплин и современных методов управления. Основной процедурой системного анализа является построение обобщенной модели, адекватно отображающей интересующие исследователя свойства реальной системы и ее взаимосвязи.

Главной задачей системного анализа является поиск путей по превращению сложного в простое, по разложению труднопонимаемой задачи на ряд задач, имеющих решение.

Принципы системного анализа:

  • Оптимальность. В результате анализа необходимо найти оптимальное решение задачи.
  • Эмерджентность. Этот принцип предполагает следующее важное свойство системы: чем больше система и чем больше различие между частью и целым, тем выше вероятность того, что свойства целого могут сильно отличаться от свойств его частей.

Принцип эмерджментности позволяет выявить несовпадение локальных оптимумов целей системы с глобальным оптимумом системы. Этот фактор необходимо учитывать при проведении системного анализа деятельности организации, поскольку он играет важную роль.

  • Системность. Исследование объекта, с одной стороны, как единого целого, а с другой, как части более крупной системы, с которой объект находится в определенных отношениях.
  • Иерархичность. Определение в системе структурных отношений, характеризуемых упорядоченностью, организованностью взаимодействий между отдельными ее уровнями по вертикали. Большинство организаций представляют собой сложные системы, и необходимость иерархического построения этих систем обусловлена тем, что управление в них связано с переработкой и использованием больших объемов информации.
  • Интеграция. Изучение интеграционных свойств и закономерностей системы.
  • Формализация. Получение комплексных количественных характеристик.

Системный анализ — наиболее эффективный метод, применяемый при построении модели организации. Однако при проведении его могут возникать проблемы, обусловленные сложностью социально-технических систем, так и проблемы политического характера, если заинтересованные группы конфликтуют. При сочетании этих проблем системный анализ становится трудным и кропотливым делом, при котором аналитик должен играть роль посредника между заказчиком и исполнителем.
Руководители предприятий обычно интуитивно понимают свои проблемы, но не могут объяснить их, и, кроме того, они часто имеют весьма туманное представление о том, какую пользу могут принести им информационные технологии. Разработчики же с энтузиазмом говорят о существующих возможностях в области построения систем обработки данных, но они, как правило, не имеют информации о том, что именно является наилучшим для той или иной организации.
Основополагающая концепция состоит в построении при помощи графических методов системного анализа совокупности моделей различных аспектов деятельности организации, которые дают возможность управленцам и аналитикам получить ясную общую картину бизнес-процессов.

Системный подход применяется для решения различного рода сложных задач, в число которых входят:

  • совершенствование системы управления организации и анализ ее деятельности;
  • подготовка к внедрению системы управления предприятием;
  • внедрение систем менеджмента качества и их сертификация;
  • оптимизация, инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов;
  • внедрение информационных систем на предприятии;
  • документирование корпоративных знаний, в том числе в виде моделей прототипов.

IndustryPrint Process Modeler

Моделирование BPMN. IndustryPrint Process Modeler. BluePrint

С IndustryPrint Process Modeler вы можете разработать модели бизнес-процессов BPMN. Формат хранения XML.
IndustryPrints имеют иерархическую структуру. На верхнем уровне, IndustryPrint состоит из групп процессов, которые представляют собой наборы функционально связанных процессов.

Каждая группа процессов состоит из одного или нескольких процессов. Процесс состоит из графической модели процесса, а задачи являются основными строительными блоками. Три уровня IndustryPrints (группового процесса, процесса и задачи), показаны ниже.
IndustryPrint Process Modeler
Модели процессов могут быть использованы для различных целей, таких как улучшение процесса и модернизации, activity-based costing, анализа проблем и оценки эффективности. IndustryPrint Process Modeler использует метод моделирования, основанный на стандарт, называемый Business Process Modeling Notation (BPMN) с небольшим набором основных понятий: задачи, подпроцесса, событие, шлюз, Swimlane, соединяющего объекта, объекта данных, группы и аннотации.

СКАЧАТЬ Моделирование BPMN. IndustryPrint Process Modeler. BluePrint


Scrum Framework

Руководство по скраму (Scrum) — К.Швабер и Дж.Сазерленд

Руководство по скраму (Scrum) — К.Швабер и Дж.Сазерленд

Цель Руководства по Скраму

Скрам (Scrum) – это подход для разработки и поддержки функционально сложных продуктов. Данное руководство содержит определение Скрама. Определение включает в себя описание ролей, мероприятий и артефактов Скрама, а также правил, обеспечивающих связь между ними. Кен Швабер и Джефф Сазерленд разработали Скрам; руководство по Скраму написано и представлено ими. Они являются основателями данного руководства по Скраму.

Общее Описание Скрама

Скрам (Scrum – потасовка, драка за мяч в регби) – это подход, в рамках которого возможно решить сложные адаптивные проблемы, и в то же время продуктивно и с применением творческого подхода разработать продукт наивысшего качества. Скрам является:

  • Легким
  • Простым в понимании
  • Чрезвычайно сложным в овладении

Скрам это процессный подход, используемый для комплексного управления процессом разработки продукта с начала 90-х. Скрам не является процессом или техникой разработки продуктов; это скорее подход, в рамках которого возможно применение разнообразных процессов и техник. Скрам показывает относительную эффективность вашего способа управления продуктом и практиками разработки, и благодаря Скраму вы можете их улучшить.

Скрам Подход (Scrum Framework)

Скрам состоит из Скрам Команд (Scrum Teams), внутри которых распределены соответствующие роли (roles), а также мероприятий (events), артефактов (artifacts) и правил (rules). Каждый компонент Скрама имеет свое предназначение и является ключевым для успеха и использования Скрама.
Различные стратегии использования Скрама изменяются, и их описание выходит за пределы данного руководства.
Правила Скрама связывают мероприятия, роли и артефакты, регулируя отношения и взаимодействие между ними. Правила Скрама прописаны в данном документе.

Scrum FrameworkТеория Скрама

Скрам основывается на теории управления эмпирическими процессами, или эмпиризме. Эмпиризм утверждает, что знание приходит с опытом и принятием решений на основании того, что является известным. Скрам использует итеративный, инкрементальный подход для оптимизации прогнозируемости и управления рисками.
В основе управления эмпирическими процессами лежат три главных принципа: прозрачность (transparency), проверка (inspection) и адаптация (adaptation).

Прозрачность

Значительные аспекты процесса должны быть видимыми ответственным за результат. Прозрачность требует, чтобы эти аспекты определялись общими стандартами, позволяя всем наблюдателям разделять единое понимание видимого.
Например:

  • Все участники процесса должны пользоваться общей терминологией, относящейся к процессу;
  • Исполняющие работу и оценивающие ее результат в виде продукта должны иметь единое определение “Готовности”1.

Проверка

Использующие Скрам должны часто проверять его артефакты и прогресс продвижения к цели для своевременного обнаружения нежелательных отклонений. Однако проверка не должна быть настолько частой, чтобы мешать работе. Проверки приносят наибольшую пользу, если выполняются квалифицированными инспекторами на рабочих местах.

Адаптация

Если по результатам проверки инспектор заключает, что один или более аспектов процесса отклоняется от допустимых норм и что производимый продукт будет неприемлем, инспектор должен внести изменения либо в процесс, либо в рабочие материалы. Изменения должны вноситься как можно раньше для уменьшения риска последующего отклонения от нормы.

Согласно подразделу данного документа Мероприятия Скрама, Скрам предписывает четыре формальные возможности для проверки и адаптации.

  • Планирование Спринта (Sprint Planning Meeting)
  • Ежедневный Скрам (Daily Scrum)
  • Обзор Спринта (Sprint Review Meeting)
  • Ретроспектива Спринта (Sprint Retrospective)

Скрам

Скрам – это подход, структурированный для поддержки разработки сложных продуктов. Скрам состоит из Скрам Команд, внутри которых распределены соответствующие роли, а также мероприятий, артефактов и правил. Каждый компонент Скрама имеет свое предназначение и является неотъемлемым для успеха и использования Скрама.
Правила Скрама связывают мероприятия, роли и артефакты, регулируя отношения и взаимодействие между ними. Правила Скрама прописываются в данном документе.

Скрам Команда

Скрам Команда состоит из

  • Владельца Продукта (Product Owner),
  • Команды Разработчиков (Development Team) и
  • Скрам Мастера (Scrum Master).

Команда Scrum

Скрам Команды являются самоуправляемыми и кроссфункциональными. Самоуправляемые команды сами выбирают, как наилучшим образом выполнить работу и не ждут указаний от людей, не входящих в состав Команды. Кроссфункциональные команды имеют все необходимые навыки, чтобы выполнить работу и не зависеть от остальных, не являющихся частью их Команды. Командная модель Скрама создана для оптимизации гибкости, креативности и продуктивности.
Скрам Команды создают продукт инкрементами и в итерациях, максимизируя возможность обратной связи. Выпуск инкремента “готового” продукта обеспечивает доступность потенциально пригодной версии работающего продукта.

Владелец Продукта

Владелец Продукта ответственен за достижение максимальной ценности продукта и работы, исполняемой Командой Разработчиков. Способы, которыми он этого достигает, могут отличаться и зависят от организаций, Скрам Команд и индивидуумов.
Владелец Продукта является единственным человеком в Команде, отвечающим за Журнал Требований к Продукту (Product Backlog). Управление Журналом Продукта включает в себя:

  • Четкое определение элементов Журнала Продукта;
  • Упорядочение элементов Журнала Продукта для оптимизации достижения целей и поставленных задач;
  • Ответственность за ценность работы, исполняемой Командой Разработчиков;
  • Обеспечение доступности, прозрачности и понятности Журнала Продукта, а также отображения тех требований, над которыми Скрам Команде предстоит работать в ближайшее время.
  • Ответственность за понимание Командой Разработчиков требований Журнала Продукта на надлежащем уровне.

Владелец Продукта может либо сам выполнять вышеперечисленные функции, либо предоставить их выполнение членам Команды Разработчиков. Однако подотчетным считается именно Владелец Продукта.

Владелец Продукта это только один человек, а не группа. Владелец Продукта может представлять интересы группы в Журнале Продукта, но желающие изменить приоритетность требований в Журнале Продукта должны в первую очередь убедить в этом Владельца Продукта.
Для успешного выполнения Владельцем Продукта своих обязанностей все члены организации должны уважать его решение. Все решения Владельца Продукта видны через содержимое и упорядочение Журнала Продукта. Никто другой не может заставить Команду Разработчиков работать согласно иным требованиям, да и самой Команде Разработчиков запрещается слушать кого-либо с иным мнением.

Команда Разработчиков

Команда Разработчиков состоит из профессионалов, выполняющих работу по разработке потенциально “готового” к выпуску Инкремента продукта в конце каждого Спринта. Инкремент создают только члены Команды Разработчиков.
Команды Разработчиков являются структурированными и уполномоченными организацией самим организовывать и управлять своей работой. Эта синергия усиливает продуктивность и эффективность работы Команды Разработчиков.

Командам Разработчиков присущи следующие характеристики:

  • Они самоуправляемы. Никто (и даже Скрам Мастер) не может указывать Команде, как правильно превращать Журнал Продукта в Инкременты работающей функциональности;
  • Команды Разработчиков кроссфункциональны, и обладают всеми навыками, необходимыми для разработки Инкремента продукта;
  • Скрам не признает никаких других должностей в Команде Разработчиков, кроме Разработчика, невзирая на вид работы, выполняемой человеком; у этого правила нет исключений;
  • Отдельные члены Команды Разработчиков могут владеть специализированными знаниями в различных областях, однако ответственность лежит на всей Команде Разработчиков, подразумевающейся одним целым.
  • У Команды Разработчиков нет структурных подразделений, которые бы выполняли отдельные функции, как, к примеру, подразделение тестирования или бизнес-анализа.

Размер Команды Разработчиков

Оптимальный размер Команды Разработчиков должен быть довольно небольшим, чтобы Команда оставалась простой в управлении и в то же время довольно большим, чтобы выполнить значимый объем работы. Если в Команде Разработчиков менее трех человек, взаимодействие уменьшается, что приводит к снижению продуктивности. Кроме того, на определенном этапе Спринта у небольшой Команды может почувствоваться недостаток необходимых знаний, вследствие чего она будет не в состоянии завершить работу над потенциально готовым к выпуску Инкрементом продукта. Если же в Команде более девяти человек, нужно прилагать больше усилий для координации их работы. Большие Команды Разработчиков создают слишком много сложностей для управления эмпирическим процессом. Роли Владельца Продукта и Скрам Мастера не учитываются при подсчете размера Команды Разработчиков за исключением случаев, когда они выполняют работу из Журнала Спринта.

Скрам Мастер

Скрам Мастер ответственен за то, чтобы Скрам был гарантированно понят всеми участниками и работал. Скрам Мастер достигает этого, следя за тем, чтобы все участники Команды придерживались теории, практик и правил Скрама. Скрам Мастер является слугой-лидером для Скрам Команды.
Скрам Мастер также помогает людям, не входящим в состав Скрам Команды понять, какие из их взаимодействий со Скрам Командой являются полезными, а какие нет. Скрам Мастер содействует изменению таких взаимодействий для увеличения ценности продукта, создаваемого Скрам Командой.

Обязанности Скрам Мастера по отношению к Владельцу Продукта

Скрам Мастер во многом помогает Владельцу Продукта, в частности:

  • Обнаруживает методы эффективного управления Журналом Продукта;
  • Сообщает видение, цели и элементы Журнала Продукта Команде Разработчиков;
  • Учит Команду Разработчиков создавать лаконичные и понятные элементы Журнала Продукта;
  • Осуществляет долгосрочное планирование по продукту в эмпирической среде;
  • Понимает и практикует гибкие методы разработки и управления;
  • По требованию или необходимости может выступить ведущим мероприятий Скрама.

Обязанности Скрам Мастера по отношению к Команде Разработчиков

Скрам Мастер во многом помогает Команде Разработчиков, в частности:

  • Учит Команду Разработчиков самоуправлению и кроссфункциональности;
  • Учит и ведет за собой Команду Разработчиков при создании продуктов с высокой ценностью;
  • Устраняет помехи, которые возникают в процессе работы Команды Разработчиков;
  • При необходимости проводит мероприятия Скрама;
  • Проводит необходимые тренинги для Скрам Команды в тех организационных областях, в которых Скрам еще не до конца внедрен и понят.

Обязанности Скрам Мастера по отношению к Организации

Скрам Мастер во многом помогает организации, в частности:

  • Ведет и тренирует организацию на ее пути внедрения Скрама;
  • Планирует этапы внедрения Скрама в пределах организации;
  • Помогает сотрудникам компании и заинтересованным лицам понять и внедрить Скрам и принципы эмпирической разработки продукта;
  • Выступает инициатором изменений, усиливающих продуктивность Скрам Команды;
  • Работает совместно с другими Скрам Мастерами для более эффективного использования Скрама в пределах организации.

Мероприятия Скрама

Четко установленные мероприятия используются в Скраме для того, чтобы придать процессу разработки регулярность и минимизировать потребность в совещаниях, не предписанных Скрамом. Скрам использует ограниченные по времени мероприятия, поэтому каждое мероприятие имеет свой верхний предел продолжительности. Это гарантирует, что планирование будет проводиться в предназначенное время, не позволяя потерь времени в процессе планирования.
Кроме главного мероприятия, собственно самого Спринта, который включает все остальные мероприятия, каждое мероприятие Скрама является возможностью что-то проверить и провести адаптацию чего-нибудь. Такие мероприятия являются специально разработанными для обеспечения необходимой прозрачности и контроля. Отказ от одного из таких мероприятий приводит к уменьшению прозрачности и является потерянной возможностью провести инспекцию и адаптацию.

Мероприятия scrum (скрама)

Спринт

Сердцем Скрама является Спринт, с временными рамками (time-boxes) в один месяц или менее, в результате которого создается ценный и потенциально “готовый” к выпуску Инкремент продукта. Длина Спринта является постоянной на протяжении всего периода разработки. Следующий Спринт начинается сразу же по окончании предыдущего.
Спринт состоит из Планирования Спринта, Ежедневных Скрамов, работы по разработке, встрече по Обзору Спринта, а также Ретроспективы Спринта.

Во время Спринта:

  • Не допускается внесение никаких изменений, которые бы повлияли на Цель Спринта (Sprint Goal);
  • Состав Команды Разработчиков и цели по качеству продукта остаются неизменными;
  • Границы, в пределах которых ведется разработка в Спринте, могут быть уточнены и повторно обговорены между Владельцем Продукта и Командой Разработчиков по мере большего понимания.

Каждый Спринт может считаться проектом с временными рамками в пределах одного месяца. Как и проекты, Спринт используется для достижения чего-либо. Каждый Спринт состоит из определения того, что нужно разработать, проекта и гибкого плана, служащего ориентиром при разработке, работы по проекту и собственно продукта, увенчивающего результат этой работы.
Продолжительность Спринта ограничена в пределах одного месяца. Если временные рамки Спринта являются слишком длинными, то может поменяться либо само определение целей, либо возрасти сложность задания, либо увеличится риск. Спринты вносят прогнозируемость в процесс разработки, обеспечивая проверку и адаптацию на пути к цели как минимум раз в месяц. Спринты также ограничивают риски стоимостью одного месяца работы.

Отмена Спринта

Спринт можно остановить перед окончанием его временных рамок. Только у Владельца Продукта есть право на то, чтобы остановить Спринт, хотя он может сделать это и под влиянием заинтересованных лиц, Команды Разработчиков или же Скрам Мастера.
Спринт отменяют в том случае, если его цели перестают быть актуальными. Это может произойти вследствие изменения направления работы компании, изменения технологий или рыночных условий. В общем, Спринт нужно отменить, если в силу некоторых обстоятельств в нем уже нет необходимости. Однако, принимая во внимание его короткую продолжительность, отмена редко имеет смысл.
При отмене Спринта все выполненные и “готовые” элементы из Журнала Продукта пересматриваются. Их принимают при условии, что они представляют потенциально готовый к выпуску Инкремент функциональности. Все остальные требования переоцениваются и возвращаются в Журнал Продукта. Работа, проделанная над ними, обесценивается быстро, и поэтому требует пересмотра.
Отмена Спринта требует дополнительных ресурсов, так как все члены Команды должны перегруппироваться при Планировании Спринта и приступить к новому Спринту. Отмена Спринта является для Команды неприятным процессом, однако на деле это происходит довольно редко.

Планирование Спринта

Работа, проделываемая во время Спринта, планируется во время встречи по планированию Спринта. План действий создается при совместной работе целой Скрам Команды.
Для Спринта длиной в месяц временные рамки встречи составляют восемь часов. Для более коротких Спринтов на планирование выделяют меньше времени, пропорционально общей длине Спринта. К примеру, для двухнедельного Спринта планирование займет не больше четырех часов.
Встреча по планированию Спринта состоит из двух частей, продолжительность каждой из которых является половиной общей продолжительности встречи. Во время двух частей

Планирования Спринта члены Команды ищут ответы на следующие вопросы соответственно:

  • Что будет разработано в Инкременте, являющимся результатом работы следующего Спринта?
  • Как максимально эффективно выполнить работу по созданию Инкремента?

Часть первая: Что будет сделано в этом Спринте?

В этой части Команда Разработчиков пытается спланировать функциональность, которая будет разработана во время Спринта. Владелец Продукта представляет Команде Разработчиков упорядоченный Журнал Продукта и вся Скрам Команда старается достичь единого понимания работы, которую предстоит проделать на протяжении Спринта.
Входными для этой встречи являются Журнал Продукта, последний разработанный Инкремент продукта, возможности Команды Разработчиков, а также последний показатель ее продуктивности. Количество элементов из Журнала Продукта, которые Команда способна выполнить до окончания Спринта определяется самой Командой. Только Команда Разработчиков может реально оценить объем работы, который она в состоянии завершить до окончания Спринта.
После того, как Команда Разработчиков спрогнозирует элементы Журнала Продукта, которые она выполнит в данном Спринте, Скрам Команда приступает к формированию Цели Спринта. Цель Спринта – это цель, которая будет достигнута в результате Спринта благодаря реализации Журнала Продукта и которая указывает Команде Разработчиков, почему она работает именно над этим Инкрементом функциональности.

Часть вторая: Как выбранная работа будет проделана?

После того, как объем работы Спринта определен, Команда Разработчиков решает каким образом на протяжении Спринта воплотить отдельную функциональность в “готовый” Инкремент продукта. Требования Журнала Продукта, выбранные для выполнения во время ближайшего Спринта вместе с планом их разработки, называют Журналом Задач Спринта (Sprint Backlog).

Как правило, Команда Разработчиков начинает планировать систему и работу, благодаря которой Журнал Продукта можно превратить в работающий Инкремент продукта. Работа может быть разной степени трудоемкости и сложности. Однако обычно во время Планирования Спринта Команда Разработчиков планирует такой объем работы, который она в состоянии выполнить за Спринт. До окончания этой встречи работа, запланированная Командой Разработчиков на первые дни Спринта, разбивается на требования, которые можно выполнить за день или менее. Команда Разработчиков сама организовывает свою работу, планируя поэтапность выполнения требований из Журнала

Спринта как во время встречи по Планированию Спринта, так и, при необходимости, на протяжении всего Спринта.
Владелец Продукта может присутствовать на второй части Планирования Спринта, чтобы иметь возможность объяснить задания из Журнала Продукта и, при необходимости, помочь найти альтернативы. Если же Команда Разработчиков решает, что у нее слишком много, либо слишком мало работы, она может повторно обсудить требования Журнала Спринта с Владельцем Продукта. Команда может пригласить людей со стороны, чтобы они посоветовали что-то с технической или же экспертной точки зрения.
До окончания встречи по Планированию Спринта Команда Разработчиков должна быть в состоянии объяснить Владельцу Продукта и Скрам Мастеру, каким образом она собирается работать в качестве самоуправляемой команды, чтобы достичь Цели Спринта и создать ожидаемый Инкремент продукта.

Цель Спринта

Цель Спринта придает работе Команды Разработчиков некоторую гибкость в отношении разработки функциональности во время Спринта.
Пока Команда работает, эта цель служит для нее ориентиром. Для ее достижения Команда Разработчиков реализовывает функциональность и технологию. Если же работа оказывается сложнее, чем ожидалось, тогда Команда Разработчиков договаривается с Владельцем Продукта об изменении объема Журнала Спринта в текущем Спринте.
Цель Спринта может быть важным этапом на пути к более высокой цели в разработке конечного продукта.

Ежедневные Скрамы

Ежедневные Скрамы – это 15-минутные совещания для Команды Разработчиков с целью синхронизации действий и создания плана работы на ближайшие 24 часа. Это делается для того, чтобы проверить, что нового было сделано со времени проведения прошлого Ежедневного Скрама и спланировать работу, которую можно успеть сделать за следующие 24 часа.
Эти совещания происходят в обусловленном месте в одно и то же время во избежание путаницы. Во время таких совещаний каждый участник Команды Разработчиков рассказывает коллегам о следующем:

  • Что было сделано со времени прошлой встречи?
  • Что планируется сделать до следующей встречи?
  • Что ему мешает в выполнении запланированных заданий?

Члены Команды Разработчиков используют Ежедневные Скрамы для оценки прогресса продвижения к Цели Спринта, а для оценки отклонения от планируемого завершения работ из Журнала Спринта. Ежедневные Скрамы усиливают вероятность того, что Команда Разработчиков достигнет Цели Спринта. Часто Команда Разработчиков встречается сразу же после Ежедневного Скрама для перепланирования оставшейся работы по Спринту. Ежедневно Команда Разработчиков должна быть в состоянии объяснить Владельцу Продукта и Скрам Мастеру как она намеревается работать в качестве самоуправляемой Команды для достижения цели и создания ожидаемого инкремента продукта за время, оставшееся до окончания Спринта.

Скрам Мастер ответственен за то, чтобы Команда Разработчиков не пропускала такие совещания, однако ответственность за проведение Ежедневного Скрама лежит на Команде Разработчиков. Скрам Мастер обучает Команду Разработчиков удерживать время проведения Ежедневного Скрама в границах не более 15 минут.
Скрам Мастер обеспечивает соблюдение того, чтобы участвовали в Ежедневных Скрамах только члены Команды Разработчиков. Ежедневный Скрам не является статус-совещанием, а скорее совещанием для членов Команды, работающей над превращением требований из Журнала Продукта в Инкремент готового продукта.

Ежедневные Скрамы улучшают процесс общения внутри Команды, сводя к минимуму другие совещания, помогают определять и устранять препятствия на пути к успешной работе, способствуют быстрому принятию решений, а также повышают знания по проекту Команды Разработчиков. Эти совещания являются ключевыми для проверки и адаптации.

Обзор Спринта

Встреча по Обзору Спринта проводится в конце Спринта для проверки Инкремента и, при необходимости, адаптации Журнала Продукта. Во время Обзора Спринта Скрам Команда и заинтересованные лица обсуждают уже выполненную во время Спринта работу. Принимая во внимание качество проделанной работы, а также изменения, которые могли возникнуть в Журнале Продукта за время Спринта, присутствующие обсуждают последующие задания. Это не официальная встреча, а скорее презентация Инкремента, предназначенная для получения отзыва и оптимизации сотрудничества.
Для Спринта длиной в месяц это четырехчасовое совещание. Для более коротких Спринтов на Обзор Спринта тратят меньше времени, что пропорционально общей длине Спринта. К примеру, для двухнедельных Спринтов длительность Обзора Спринта составляет два часа.

Обзор Спринта включает в себя следующие элементы:

  • Владелец Продукта определяет, что является “готовым”, а что нет;
  • Команда Разработчиков вспоминает, что прошло гладко во время Спринта и с чем возникли трудности, а также то, как она с ними справилась;
  • Команда Разработчиков проводит демонстрацию того, что было сделано, и отвечает на вопросы по Инкременту;
  • Владелец Продукта обсуждает состояние Журнала Продукта. Он делает предположения касательно возможной даты окончания проекта, принимая во внимание скорость продвижения работы над ним;
  • Вся Команда принимается за обсуждение того, что делать в дальнейшем, для того чтобы данный Обзор Спринта предоставлял важную входную информацию для последующей встречи по планирования Спринта.

Результатом Обзора Спринта является пересмотренный и исправленный Журнал Продукта, определяющий вероятные элементы Журнала Продукта для следующего Спринта. Журнал Продукта может также быть пересмотрен для того, чтобы соответствовать новым обстоятельствам.

Ретроспектива Спринта

Ретроспектива Спринта дает Скрам Команде возможность проверить себя и создать план улучшений, которые можно было бы внести во время следующего Спринта.
Ретроспектива Спринта происходит после Обзора Спринта, перед последующим Планированием Спринта. Это ограниченное тремя часами собрание для одномесячного Спринта. Для более коротких Спринтов необходимо выделить меньше времени, пропорционально длине Спринта.

Целью Ретроспективы Спринта является:

  • Проверка того, насколько успешно прошел Спринт, учитывая слаженность Команды, процессы и использованные инструменты;
  • Определение и упорядочение тех элементов работы, которые прошли успешно, и тех, которые могли бы быть сделаны лучше;
  • Разработка плана по внедрению улучшений в процесс работы Скрам Команды.

Скрам Мастер поощряет Скрам Команду пересмотреть свои процессы разработки в рамках процессов и практик Скрама, чтобы сделать её более эффективной в следующем Спринте. Во время каждой Ретроспективы Спринта Скрам Команда ищет пути улучшения качества разрабатываемого продукта, при необходимости уточняя определение “Готовности”.
До окончания Ретроспективы Скрам Команда должна определить практичные и действенные факторы улучшения процесса работы, которые она реализует в следующем Спринте. Внедрение этих изменений в следующем Спринте как раз и является адаптацией к проверке самой Скрам Команды. Хотя изменения могут быть внесены в любое время, Ретроспектива Спринта является специализированным совещанием, посвященным исключительно проверке и адаптации.

Артефакты Скрама

Артефакты Скрама предоставляются в качестве работы или ценности того, насколько они полезны в обеспечении прозрачности и возможностей для инспекции и адаптации. Определенные Скрамом Артефакты специально спроектированы таким образом, чтобы обеспечить максимальную ясность ключевой информации, необходимой для того, чтобы Скрам Команда достигла успеха в поставке “готового” Инкремента.

Журнал Продукта

Журнал Продукта – это упорядоченный список всего, что может быть нужным в продукте, он является единственным источником требований для любых изменений, которые может потребоваться внести в продукт. Ответственность за Журнал Продукта несет Владелец Продукта, включая его содержание, доступность и упорядочение.
Журнал Продукта никогда не является полным. Начальная версия этого документа содержит только первоначально известные и наиболее понятные требования. Журнал Продукта постоянно обновляется по мере обновления самого продукта и среды, в которой он разрабатывается. То есть Журнал Продукта является динамическим, постоянно изменяющимся для соответствия требованиям продукта, его конкурентоспособности и пригодности. Журнал Продукта существует ровно столько, сколько существует и сам продукт.
Журнал Продукта содержит все свойства, функции, требования, усовершенствования и информацию по исправлению дефектов, то есть те данные, которые и определяют изменения и которые нужно сделать в следующих выпуска продукта. Элементам Журнала Продукта должно присваиваться короткое описание, порядковый номер и оценка объемов работы.
В Журнале Продукта требования часто упорядочены по ценности, риску, приоритетности и необходимости. Наиболее важные требования обрабатываются в первую очередь. Чем выше приоритет требования и чем сильнее потребность в его разработке, тем больше согласованности должно быть по поводу этого требования и его значимости.

Элементы Журнала Продукта с высоким уровнем приоритетности должны быть более понятными и содержать больше деталей, чем менее приоритетные. Более точно можно рассчитать время работы над теми требованиями, которые являются более понятными и содержат больше дополнительной информации. Чем ниже приоритетность, тем меньше деталей. Те требования Журнала Продукта, над которыми Команда Разработчиков будет работать во время текущего Спринта, являются детализированными и разбитыми на части таким образом, что любое из этих требований может быть выполнено и “готово” в рамках одного Спринта. Требования Журнала Продукта, которые можно выполнить и “завершить” в течение одного Спринта считаются “готовыми” и “выполняемыми” для того, чтобы их внесли в план во время следующего Планирования Спринта.
Как только продукт начинает использоваться, его значение возрастает и вызывает ответную реакцию рынка, его Журнал становится более полным и всеобъемлющим. Требования к продукту постоянно изменяются, и поэтому Журнал Продукта – это живой артефакт. Изменения в сфере требований, рыночных условий, технологий и ресурсов приводят также и к изменению Журнала Продукта.

Довольно часто случается так, что над одним продуктом работают несколько Команд. Но всё равно используется только один Журнал Продукта, чтобы определить работу на ближайший период. При этом к элементам Журнала Продукта вводится дополнительный атрибут, позволяющий сгруппировать запросы по Скрам Командам.
Поддержание Журнала Продукта – это деятельность по добавлению деталей, оценок предполагаемых затрат времени, и упорядочивания элементов. Это непрерывный процесс, во время которого Владелец Продукта и Команда Разработчиков детализируют требования Журнала Продукта. Во время обработки требования проверяются и пересматриваются. Однако Владелец Продукта в любое время может изменить статус этих требований.

Поддержание Журнала Продукта – это часть деятельности во время Спринта, исполняемой Владельцем Продукта и Командой Разработчиков. Часто Команды Разработчиков владеют знаниями в нужной области и сами могут осуществить обработку требований. Как и когда сделать обработку требований решает только Скрам Команда. Обработка требований обычно занимает не более 10% времени Скрам Команды.
Команда Разработчиков несет всю ответственность за оценку объемов работы. Владелец Продукта может помочь Команде осмыслить требования и выбрать альтернативы, но конечная оценка зависит только от Команды.

Отслеживание прогресса на пути к Цели

В любое время можно подытожить количество работы, которую осталось проделать для достижения Цели. Владелец Продукта отслеживает оставшееся количество работы, как минимум, для каждого Обзора Спринта. Владелец Продукта сравнивает текущее количество работы с тем, которое оставалось во время предыдущего Обзора Спринта, чтобы оценить прогресс в работе и то, успевает ли Команда достичь Цели в рамках запланированного времени. Эта информация является доступной и открытой для всех заинтересованных лиц.
Скрам не принимает во внимание время, потраченное на работу над требованиями Журнала Продукта. Единственными ценными показателями являются оставшееся количество работы и конечный срок завершения работы.

Различные графики типа “сколько осталось ”(burndown) и “сколько сделано ”(burnup), отображающие реальное продвижение, отклонение, и ожидаемое движение, а также другие наглядные практики используются для предсказания прогресса. Эффективность этих практик проверена. Однако их использование не заменяет важности использования принципов эмпиризма. В сложной среде очень трудно предсказать, как будут развиваться события. Единственное на что можно положиться при принятии решений о будущей работе, это опыт прошлого.

Журнал Спринта

Журнал Спринта – это набор элементов из Журнала Продукта, выбранных для выполнения в текущем Спринте, а также план разработки Инкремента продукта и достижения Цели Спринта. Журнал Спринта – это прогноз Команды Разработчиков о функциональности, которая будет частью следующего Инкремента, а также работы, которую необходимо для этого выполнить.

Журнал Спринта определяет объем работы, которую Команда Разработчиков должна выполнить, чтобы превратить Журнал Продукта в “готовый” Инкремент. Журнал Спринта визуализирует ту работу, которую Команда Разработчиков считает необходимой для достижения Цели Спринта.
Журнал Спринта это достаточно детализированный план, чтобы прогресс в его воплощении можно было увидеть на каждом Ежедневном Скраме. Команда Разработчиков вносит изменения в Журнал Спринта на протяжении всего Спринта, и, соответственно, Журнал Спринта постоянно изменяется. Такие изменения происходят потому, что в процессе работы Команда Разработчиков узнает все новые и новые детали о работе, которую нужно выполнить для достижения Цели Спринта.

Если возникает необходимость в дополнительном объеме работы, Команда Разработчиков добавляет ее в Журнал Спринта. Когда же работы выполнены, оценки оставшегося объема работы обновляются. Если некоторые пункты плана считаются уже неактуальными, то их попросту удаляют. Только Команда Разработчиков может изменять свой Журнал Спринта во время Спринта. Журнал Спринта является наиболее наглядным документом, показывающим реальную картину работы, которую Команда Разработчиков планирует завершить до окончания Спринта, и он принадлежит исключительно Команде Разработчиков.

Отслеживание прогресса Спринта

В любое время во время Спринта можно подытожить количество работы, оставшейся в Журнале Спринта. Команда Разработчиков отслеживает оставшееся количество работы, как минимум, во время каждого Ежедневного Скрама. Команда Разработчиков ежедневно отслеживает количество оставшейся работы и вероятность достижения Цели Спринта. Благодаря отслеживанию количества оставшейся работы во время Спринта Команда Разработчиков может управлять прогрессом.
Скрам не принимает во внимание время, потраченное на работу над элементами Журнала Спринта. Единственными ценными показателями являются оставшееся количество работы и конечный срок завершения работы.

Инкремент

Инкремент – это сумма всех выполненных требований Журнала Продукта реализованных во время текущего Спринта и всех предыдущих Спринтов. По окончанию Спринта новый Инкремент должен быть «Готовым», то есть он должен быть пригодным к эксплуатации и отвечать определению Скрам Команды понятия “Готовности”. Несмотря на решение Владельца Продукта выпускать ли эту версию Инкремента, он должен быть готовым к использованию.

Scrum доска/Agile Board

Каждая задача — это карточка, на которой компактно помещается вся нужная информация: кто выпоняет задачу, когда завершит, сколько времени было затрачено. Все в поле вашего зрения.

скрам доска (scrum board)

Пример доски из жизни:

agile доска

Определение «Готовности»

Когда элемент Журнала Продукта или же Инкремент назван “готовым”, все должны понимать, что означает “Готово”. Хотя это определение разные Скрам Команды интерпретируют по-разному, чтобы гарантировать прозрачность, члены Команды должны иметь общее совместное понимание, что означает, когда работа сделана. Именно такое единое определение понятия “Готовности” используется Скрам Командой для оценки окончания работ над Инкрементом Продукта.
Одно и то же определение помогает Команде Разработчиков в понимании того, сколько требований выбрать из Журнала Продукта во время Планирования Спринта. Целью каждого Спринта является разработка Инкремента потенциально готовой к выпуску функциональности, отвечающей текущему определению “Готовности” Скрам Команды.
По окончанию каждого Спринта Команда Разработчиков представляет Инкремент функциональности продукта. Такой Инкремент является пригодным к эксплуатации, и поэтому Владелец продукта может решить сразу же его выпустить. Каждый последующий Инкремент должен дополнять все предыдущие Инкременты, а также быть тщательно протестирован для обеспечения стабильной работы всех Инкрементов продукта.
По мере увеличения профессионализма Скрам Команды, определение понятия “Готовности” может расширяться более строгими критериями для достижения лучшего качества продукта.

Заключение

Скрам является бесплатным и его описание предоставлено в этом руководстве. Роли, артефакты, правила и мероприятия Скрама не подлежат изменению, и хотя возможно использование только отдельных частей Скрама, конечный результат уже Скрамом не является. Скрам существует только в своей целостности и может отлично включать в себя другие дополнительные техники, методологии и практики.